为有效利用档案，开发档案信息资源，更好地为学校各项工作提供服务，根据《高等学校档案管理办法》《吉林医药学院档案管理办法》，结合学校实际，制定本制度。

       第一条  本校人员查阅档案，需填写《档案查阅利用申请单》，经申请单位负责人、归档部门负责人及档案馆馆长批准，方可查阅。

       第二条  需要利用国家秘密、机密等重要档案，查阅人凭本人身份证，同时提供《涉密档案查阅审批表》，经申请单位主要负责人及其主管校领导，归档部门负责人、学校保密工作主管校领导、档案馆馆长批准，方可查阅。涉密档案不外借。

       第三条  学校档案主要供本校利用。其它单位或个人需查阅时，应持单位介绍信及本人身份证，同时提供《档案查阅利用申请单》，经归档部门负责人签章及档案馆馆长同意后，方可查阅。

       第四条  申请查阅本人学籍档案，须凭本人身份证件及《档案查阅利用申请单》，经档案馆负责人同意后方可查阅。委托他人办理的，受托人须持有效委托证明并提供当事人身份证复印件，同时提供《档案查阅利用申请单》，经档案馆负责人同意后方可查阅。

       第五条  毕业生办理查档业务，须严格遵照吉林医药学院档案馆官网公示流程依规办理。

       第六条  档案原件一般不予借出。如确因工作需要借出档案原件，须经申请单位负责人及其主管校领导，归档部门负责人、档案馆馆长批准后借出。档案借出时间不得超出15天，不得转借；归还档案时，要当面核查清楚并予注销登记。

    第七条  档案利用者对所查、借阅的档案要妥善保管；阅读案卷时严禁吸烟、拆卷、抽(加)页、涂改、圈划、污损、批注、私自摘抄、私自拍摄等，保证档案安全。违者按国家有关规定给予处罚。

      第八条  档案馆出具的复印件，经档案工作人员核对无误，加盖公章。档案复印件，与原件具有同等效力。

    第九条  严格执行档案查借阅审批、登记、催还相关规定。查借阅档案须填写档案查借阅登记簿，并指定专人负责查借阅登记簿、审批单的管理，定期核查档案查借阅记录，发现未归还的，要及时催还，并做好记录。归还档案时应清点数目并查看档案状态，如发现有转借、损坏、丢失等情况，将依据有关法律、法规和相关规定严肃处理。

      第十条  本制度自公布之日起实施。