第一章 总则
第一条 为了统一学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准和规范，加强对学校档案的科学化和规范化管理，提高档案管理服务水平，依据《高等学校档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《吉林医药学院档案管理办法》，结合学校档案工作实际，制定本细则。
第二条 编制原则
1.以学校所有档案为对象，按照档案形成的规律及载体形式，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。
2.类目设置必须保持相对稳定，不受偶然因素和短期行为的影响，在较长时间内不随意改变。
3.类目排列、档号结构按从总到分，从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
第二章 类目设置
第三条 一级类目设置与标识
一级类目是学校档案实体分类的最高层次位一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，如“XZ”即“Xing Zheng”（行政）的简称。根据分类原则，以及学校档案产生的领域范畴，学校档案共设置十四个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：
1.DQ 党群：主要包括学校党委、纪委、工会、团委、民主党派等部门的各种文件、会议记录及纪要；党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
2.XZ 行政：主要包括行政工作的各种文件，会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
3.XS学生：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
4.JX 教学：主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动过程中形成的文件材料。
5.KY 科研：主要包括科学研究管理和科学研究实践活动过程中形成的文件材料。
6.CP 产品与科技开发：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
7.JJ 基本建设：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
8.SB 仪器设备：主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
9.ZB招标采购：主要包括学校招标采购工作中形成的各种文字材料和项目材料。
10.CB 出版：主要包括学校自行编辑出版的报纸、学报、图书等出版物活动中形成的各种文件材料。
11.WS 外事：主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
12.CK 财会：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
13.SX声像:主要包括学校在党政管理、教学、科研等工作中形成的照片（底片）、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的具有保存价值的文件材料。
14.SW实物：主要包括领导题词、名人字画、奖牌奖杯、废止印章、友好往来礼品、校徽等具有保存价值的实物。
第四条 二、三级类目的设置与标识
1.二级类目的设置
二级类目是对一级类目的细分。根据不同一级类目内档案形成规律和特点的不同，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。
二级类目的标识采用“双位制”。如“综合”为“11"，其余二级类目依次为12, 13……99，但10, 20……等带“0”的数字不用。
2.三级类目的设置
学校大多数门类的档案分类设置到三级类目（党群、行政、科研、基建、设备、出版、产品、财会等），少数门类的档案分类设置到四级别类目（教学）。在二级类目确定设置原则、范围、方法的基础上，可根据需要和可能扩展三级、四级类目，其标识方法和符号与二级类目相同，类目号的最后两位号码均为单位代码。
二级类目与三级类目之间用“-”分隔。
第三章 档案分类
第五条 学校二级类目、三级类目的设置标准详见主表，各立档单位不得随意变动。主表如下：
DQ党群
11 党务综合
12 纪检
13 组织
14 宣传教育（学生思想政治工作入此）
15 统战（民主党派材料入此）
16 工会（妇女工作材料入此）
17 团委（学生社团材料入此）
18 离退休干部工作
19 各学院/部
XZ行政
11 行政综合（二级单位综合材料入此）
12 人事（师资培养材料入此）
13 审计
14 武装保卫
15 档案
16 图书、文博
17 医疗、卫生、保健
18 后勤保障
19 信息化建设
20 国有资产
XS学生
11 研究生
12 全日制本、专科学生
JX教学
11 教学综合
12 学科与专业
13 招生（国际教育、继续教育入此）
14 学籍管理（学生奖惩材料入此）
15 课堂教学与教学实践
16 学位
17 毕业生
18 教材
19 教学研究成果
11综合（经费管理，学术活动材料入此）
12 项目
KY科研
11 综合
12 科研项目
CP产品与科技开发
11 综合
12 产业项目
JJ基建综合
11 综合
12 工程项目
SB仪器设备
11 综合
12 仪器设备项目
ZB招标采购
11综合
12-N招标项目（N从1、2、……编流水号）
CB出版
11 综合
12 报纸
13 刊物
14 书稿
15 音像
WS外事
11 综合
12 出国（境）
13 来校
14 国际合作与会议
15 国外留学生工作
CK财会
11 综合
12 会计报表
13 会计账簿
14 会计凭证
15 工资清册（奖金、助学金材料入此）
SX声像
11 综合
12 照片
13 光盘
14 录像
15 录音
16 磁盘
17 其它
SW实物
11 综合（实物文字材料入此）
12 奖牌、奖杯、奖励证书
13 领导及名人题词、名人字画
14 废止印章
15 其它
第四章 档号的编制
第六条 编制原则
档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，所有档案均不得重号；在方便插卷，使其有充分扩展余地的同时，又不能随意变动；适应计算机管理的需要，能有效发挥排架、检索的双向功能。
第七条 档号构成和标识
（一）档号构成
1.档号由全宗号、年度、分类号、案卷号四个部分组成。
2.因学校馆藏目前有1个全宗，因此实际编制中全宗号均为1。年度由四位阿拉伯数字组成，反映卷内文件材料的形成年度；分类号是档号的主体，由一、二、三级类目代号组成；案卷号是每一类档案的案卷顺序号，是所选择的分类号中最下位类目的顺序编码，由三位阿拉伯数字组成。标识到文件级的，还应在案卷号后面加件号。
例如：“党委会议纪录”的分类号，由一、二、三级类目组成为“DQ 11 11”;“本科生录取名册”材料的分类号，由一、二、三类目组成为“JX 13 23”。
（二）档号结构
1.科技类档案以卷为单位整理的档号结构为：全宗号-年度-分类号-保管期限-案卷号-件号（依据卷内文件保管期限最长者归档）；
2.文书档案以件为单位整理的档号模式为：全宗号-年度-分类号-保管期限-件号。
（三）档号标识
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制（声像档案可用简短汉字标注类别），年度号、分类号、案卷号之间用连接符号“-”连接。在利用计算机存储单份档案时，可在案卷号后加件号，用阿拉伯数字表示。
例如：
教学档案:2021年本科新生名册，排列在当年归档的教学招生类第5卷，保管期限为“永久”，档号可标为1-2021-JX1323-Y-005；
科研项目档案:某科研项目的总结或研究报告，排列在2021年第1个科研项目的第2卷内第1件，保管期限为“永久”，档号可标为1-2021-KY12-Y-1-002-001；
声像档案:2021年元旦文艺汇演的照片，排列在当年归档的声像类照片第1件，保管期限为“永久”，档号可标为1-2021-SX1213-Y-文体-001。
第八条 档案排架
根据学校实际，档案排架采用类目-年度-保管期限序列依次上架。
第五章 附则
第九条 执行过程中如遇上级相关政策调整，以上级政策为准。
第十条 本细则自2024年9月1日起施行。同时，原《吉林医药学院实体档案分类实施办法（暂行）》废止。
