为使立卷归档工作规范化、制度化，以确保归档材料齐全、完整、准确、系统，必须做好平时预立卷工作，根据《高等学校档案工作规范》的要求，结合学校档案工作实际，制定本制度。

一、收集、分类整理：

参考《归档部门代码、分类号表》、按照《吉林医药学院档案实体分类实施细则》将本部门的文件材料收集齐全。分年度、分类别、分问题、分保管期限。

1.先将文件材料按其形成或针对的年度分开。

一般文件归入文件形成年度。跨年度的请示与批复，归入批复年度，无批复的请示归入请示年度。跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度。跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。法规性文件，归入公布或批准年度。跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。

2.将分年度的文件材料按十大类分开。

3.类别的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。

4.最后将文件材料按照保管期限分开。

二、立卷组合

立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，便于查找利用为原则。同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过200页。

三、排列卷内文件材料（按重要程度或时间顺序）：

批复、批示在前，请示、报告在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

转发件在前，被转发件在后；

上级通知在前，上报材料在后；

文字材料在前，图表在后；

非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；

基建图纸按图的类别序号排列；

其它文件材料按时间顺序排列。

四、修整文件材料

对在装订线以外有字迹或破损的文件材料要进行加边、修补和裱糊。对较大的表格，要适当地折叠。去掉文件材料上的金属物,档案文件材料上不能留有曲别针、书订、大头针等金属物。

五、编写页号

用碳数笔为卷内文件编页号，无论单面或双面只要有字迹，均应一面编写一个页号。页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角，正面右下角，反面左下角。每卷文件材料为一个流水号，即1、2、3……N。

六、著录

1.以卷为单位，根据本卷文件内容拟写各著录项目:

档号:档号是档案的存址代码,固定档案的物理位置,具有唯一性。档号由全宗号+年度号+分类号+流水号组成中间用“-”连接。如：1-2010-JX1418-001

案卷题名:案卷题名即案卷标题，由立卷人自拟。案卷题名应简明确切，结构完整，一般不超过50个汉字。其常用结构： 作者-时间-问题(内容)-名称(文种)。 作者一般指卷内文件主要责任者，要写出全称或通用简称，不得简称为“本校”、“上级”等。名称(文种)应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件外，不得用“XXX文件材料”；除一般函件外，不得用“XXX来往文书”。

如:“吉林医药学院2010年度教职工人员名册”

编制单位：文件材料形成单位全称。

编制日期：卷内文件形成的最早至最晚日期。

保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限。

2.计算机录入

登陆“档案管理系统”、录入案卷级目录和文件级目录。详见：

附件：《吉林医药学院档案管理系统档案录入操作流程》。

七、打印

计算机录入完毕后用档案管理软件打印案卷目录、卷内目录各两份。

八、填写备考表

备考表需填写立卷人、检查人、立卷时间。

立卷人:组成本卷的责任者签名。（兼职档案员）

检查人:由立卷部门负责人对案卷质量进行检查后签名。

立卷时间：填写完成立卷日期

九、装订

将一个完整的案卷，其中包括：案卷封面→卷内文件目录→文件材料→备考表（从上至下的顺序）用标准细线，采用三孔一线法装订成卷。

十、移交归档和验收

1.立卷部门向档案馆移交档案时，双方必须对档案案卷进行严格检查和验收，是否符合质量标准和规范的要求，如有问题，档案馆提出整改意见，并限期改正后方能移交归档。

2.移交档案时必须履行交接手续，填写案卷移交目录一式两份，双方各执一份，以备查考。

3.案卷移交目录填写移交单位、接收单位、移交经手人、接收人。

移交单位：立卷单位全称。

接收单位：吉林医药学院档案馆。

移交经手人：兼职档案员签名。

接收人：档案馆相应人员签名。

吉林医药学院档案管理系统兼职档案管理员操作说明书.doc