第一章 总则

1.目的：规范档案馆钥匙管理，确保馆内办公、档案加工、查档、档案库房及中心控制室等区域的安全，防止因钥匙失控导致的信息泄露、财产损失或安全事故。

2.适用范围：本制度适用于馆内所有区域的门锁钥匙、智能钥匙（权限）的管理。

第二章 钥匙的配发与备案

1.配发原则：

钥匙配发需遵循“必要最小化”原则，仅限工作需要的人员持有；

各类档案库房等关键区域钥匙须严格指派专人管理。

2.配发程序：

门锁钥匙由档案馆信息技术室统一配发、管理；

智能钥匙需由档案馆信息技术室设置权限并登记。

所有钥匙均需在档案馆信息技术室登记备案，记录钥匙编号、领用人、领用日期、使用区域等信息；

钥匙不得私自复制，确需复制的须经馆领导批准。

第三章 钥匙的保管与使用

1.保管责任：

钥匙持有人为直接责任人，须妥善保管，不得转借他人；

档案库房钥匙由各库房管理人员负责保管，不得转借他人。

2.使用要求：

非工作时间或无人值守时，钥匙须存入专用钥匙柜；

临时借用钥匙需填写《档案馆钥匙使用登记表》，明确借用事由、归还时间。

3.禁止行为：

严禁将钥匙带离档案馆（特殊情况需馆领导审批）；

严禁私自更换门锁或配置钥匙。

4.应急备用钥匙：

设置应急备用钥匙，密封保存于档案馆综合档案室，启用需审批并记录。

第四章 钥匙的归还与移交

1.人员变动处理：

钥匙持有人离职或调岗时，须在办理手续前归还门锁钥匙并注销智能钥匙，并由档案馆信息技术室确认注销记录；

岗位交接时，钥匙移交需双方签字备案。

2.遗失处理：

钥匙遗失须立即报告档案馆信息技术室，并书面说明原因；

第五章 智能钥匙管理

智能钥匙权限须定期复核，及时注销离职或调岗人员权限；

第六章 监督与责任追究

档案馆信息技术室定期检查钥匙管理情况，发现问题及时整改；

违反本制度导致档案损毁、信息泄露或安全事故的，视情节轻重追究责任人行政或法律责任。

第七章 附则

本制度由档案馆负责解释；

本制度自发布之日起执行。