第一章总则

第一条 为了加强学校档案管理，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案是指学校各部门在从事党政管理、教学、科研、基本建设、经济核算、设备管理等活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校工作的重要组成部分，是学校事业发展的重要基础工作之一，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条 档案工作的原则是学校统一领导、集中管理。各部门在布置、检查、验收、总结业务工作时，档案工作要同步进行。

第二章 管理体制、机构设置及职责

第五条 学校档案工作，业务上受教育部和省教育厅领导，同时接受省、市档案局指导、监督与检查。

第六条 学校档案工作由校长领导，一位副校长协助校长分管档案工作。校领导的主要职责是：

1.贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

2.将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

3.建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

4.研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第七条 档案馆是学校档案工作管理的职能部门，主要职责是：

1.贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，在学校行政主管校长的直接领导下，对全校档案实行统一管理。

2.制定学校档案工作的各项规章制度，并负责协调配合各部门的档案工作，监督、指导和检查执行情况。做到依法治档，依法建档。

3.负责收集、征集、整理、分类、鉴定、统计、保管学校各类档案及有关资料。

4.负责全校档案工作的安全与保密工作，加强档案库房管理，确保档案实体的保管安全和档案的机密安全。

5.负责对全校专（兼）职档案工作人员进行业务培训，并对所属部门的档案工作进行检查，加强学校档案管理体系建设。

6.积极开展档案的提供利用工作，能够为利用者准确、迅速地查阅档案资料。

7.实施学校档案数字化管理，实现各类档案网上归档、存储、借阅及远程服务。

8.完善档案检索体系，推动档案工作创新与发展，加强对学校档案信息资源的开发、开放与利用工作，为教学、科研、管理等各项工作服务。

9.进行档案信息系统的整体建设，开展多方面协作，进行档案信息资料交流。

10.负责档案保护，对珍贵和重要档案进行翻拍、复制、裱糊，对破损档案进行修复。

11.广泛开展档案的宣传与教育活动，发挥档案的文化教育功能，不断提高全校师生员工的档案意识。

12.围绕学校中心工作，完成学校领导交办的其他工作。

第八条 学校为档案馆配备专职档案工作人员，并列入学校事业编制，享受学校教学、科研管理人员同等待遇。

第九条 各单位应由主要负责人分管本单位的档案工作，并纳入业务工作职责范围。根据各单位的实际情况，设置适当数量的专（兼）职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理和移交工作，并纳入个人业绩考核内容。

第十条 专（兼）职档案员的主要职责

1.贯彻落实国家有关档案工作的法律、法规和学校的规定，制定本部门档案工作计划；

2.按照立卷归档程序，做好本部门档案预立卷工作，完善应归档文件材料的形成积累；

3.将收集、积累的文件材料整理、组卷、装订，做到组卷合乎要求、编目清楚、标题准确、装订整齐，并及时向学校档案馆

移交；

4.做好存放在本部门的文件材料的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

第十一条 学校具有独立法人资格的附属单位（如附属医院等），对某些需要特殊条件保管或利用频繁并且具有一定独立性的档案，应根据实际需要设立档案室单独管理。其档案室行政上受所在单位管理，业务上接受学校档案馆指导、监督与检查。

第十二条 需要特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，根据实际需要可以设立分室单独保管，分室是学校档案馆的分支机构。

第三章 档案的接收

第十三条 学校档案馆建立和完善各类材料的立卷归档制度，并实行纸质档案和电子档案双轨并行的立卷归档管理办法。应归档的文件材料必须做到完整、准确、系统。

第十四条 学校档案的分类，以及各类文件材料的归档范围和保管期限，按照国家有关法律法规执行。档案馆结合学校实际，制定符合工作需要的《吉林医药学院档案分类实施细则》《吉林医药学院档案归档范围和保管期限》，强化对档案业务工作的监督和指导。

第十五条 学校各部门在教学、科研、党政管理等活动中（包括个人在教学、科研、党政管理等职务活动中）所形成的文件材料，由各单位（部门）按照学校档案馆制定的档案整理组卷规则组卷，经档案馆检查合格后向档案馆移交。

第十六条 学校档案立卷归档实行归口管理需归档文件，按各单位（部门）职责权限负责处理立卷归档。科研项目的立卷归档，由科技处与各科研项目承担单位双重管理监督，项目组负责立卷归档。立卷归档涉及多个部门的，由文件的主办部门归档，其他部门协办。

第十七条 密级资料经过党政办公室流转后，由党政办公室结合工作实际履行文件交接手续，将密级资料移交文件归口部门，文件归口部门将密级资料和派生的相关资料一并归档。

第十八条 档案形成过程中文件材料应符合下列要求：

1.归档文件材料要齐全完整，无涂改痕迹。已破损、字迹模糊或易褪色的文件应予修补、复制，并附于原件后一并归档；

2.归档文件材料要遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，分类组卷；

3.归档文件材料用纸规范，书写字迹清晰，不能使用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久保存的书写工具；

4.案卷标题要简明确切，编制卷内目录应符合规范要求；

5.立卷归档文件材料要符合档案计算机管理要求，网上著录应与纸质档案立卷同步进行。

第十九条 归档时间及手续

1.学校各职能部门按年度归档，在次年六月底前向档案馆移交；

2.学校各教学单位本学期毕（结）业的学生材料，应在下学期开学两个月内向档案馆移交；

3.学校各科研、后勤基建等项目资料，应在项目完成并通过鉴定验收后两个月内向档案馆移交；

4.当年的财务档案，在会计年度结束后，由计划财务处或本单位财务部门保管一年，期满之后编制案卷目录，于次年六月底前向档案馆移交；

5.档案馆接收档案时，应履行相关手续，填写档案移交清单一式两份，交接双方签字盖章。档案移交清单由档案馆和立卷归档单位分别保存。

第二十条 列入立卷归档范围的档案（包括个人在职务活动中形成的各种载体的文字材料），应按照规定向档案馆移交，集中管理，不得据为己有。个人在非职务活动中形成的有保存价值的各种载体的材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。

第二十一条 学校档案馆应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

1.党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种文件，会议记录及纪要；党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

2.行政类：主要包括学校行政工作的各种文件，会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

3.学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

4.教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

5.科研类：主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

6.基本建设类：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

7.仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修、改进工作中产生的文件材料。

8.产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

9.招标采购类：主要包括学校招标采购工作中形成的各种文字材料和项目材料。

10.出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物的样书等。

11.外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流中外合作办学，境外办学的专家、教师、学生等材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。

12.财会类：主要包括学校在财务管理和会计活动中形成的文件材料。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

13.声像类：凡反映学校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其配套的文字材料。

14.实物档案类：包括学校获市级以上荣誉称号的证书、奖牌、奖杯、锦旗，学校对外交往中，外方赠送的重要纪念品等实物档案。

第二十二条 学校与其他单位分工协作完成的项目，学校档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交学校档案馆保存。

第四章 档案的管理

第二十三条 学校档案根据学校实际按全宗管理。档案馆依据《吉林医药学院档案分类实施细则（试行）》，对馆藏档案进行分类、编号、排架。以便以检索为原则编写全宗指南，编制案卷目录和其它检索工具。做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。根据档案的保密程度确定利用范围，建立档案查、借阅等审批制度，做好档案的利用登记。

第二十四条 档案馆应加强研究、改进档案保护技术和措施，及时修复或复制已破损和字迹褪色的档案。建立健全档案库房管理制度，落实防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗等安全措施，确保档案安全。

第二十五条 档案馆应组织好档案的鉴定工作。根据《吉林医药学院档案归档范围和保管期限》，对保管期限已满的档案，由档案馆组织有关部门负责人组成鉴定小组，共同鉴定。对已失去保存价值的档案，提出销毁报告，编制销毁清册，经有关部门同意后，报主管领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁档案时，有关部门应派相关人员参与监督销毁工作，监销人员要在相关的销毁文件及清单上签字。

第二十六条 档案馆应建立档案检查、统计制度，定期对档案的收集、保管利用情况进行检查，对馆内有关档案数据进行统计，并按国家有关要求报送档案工作基础信息。

第二十七条 档案管理信息化建设是数字化校园建设的重要组成部分。学校应加大对档案管理工作的投入，加快对馆藏档案的数字化进程，以实现档案信息的开发、利用。

第二十八条 学校档案馆应认真执行档案统计年报制度，并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计表。

第五章 档案利用

第二十九条  学校档案馆提供利用的重要档案，一般不提供原件。如有特殊需要，可参照《吉林医药学院档案查阅利用制度（修订）》执行。

加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十条 学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构，应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

第三十一条 社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆无偿和优先提供。寄存在档案馆的档案，归寄存者所有，如需提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十二条 学校档案属于下列情况之一者不宜开放：

1.涉及党和国家秘密的；

2.涉及专利或技术秘密的；

3.涉及个人隐私的；

4.档案形成部门规定限制利用的；

5.学校重要会议记录。

第三十三条 查阅档案必须严格遵守《吉林医药学院档案查阅利用制度》，维护档案的完整和安全。确因工作急需借出的档案，不准带到公共场所或家中，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借，归还档案时应当面检查注销登记。如发现有损坏、丢失档案等情况，应视情节及造成的后果，依据有关规定予以处理。

第六章 奖励与处罚

第三十四条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给予表彰与奖励：

1.在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

2.在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

3.在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

4.将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；

5.同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十五条 根据《档案管理违法违纪行为处分规定》，有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人给予处罚；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

1.玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

2.违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

3.涂改、伪造档案的；

4.擅自出卖、赠送、交换档案的；

5.不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

6.其他违反档案法律法规的行为。

第七章附则

第三十六条  本办法自公布之日起施行。